¿Eres un Líder Diseñador e integrador de sistemas?
Por: Roberto Bonilla Núñez
Co-Piloto Organizacional e Innovador Social
Diversos autores coinciden en que los líderes pueden tener 4 diferentes manifestaciones, una de ellas es la Dra. Ángeles Arrien quien propone que existen diferentes formas en que un líder puede vivir su Liderazgo: Visionario, Guerrero, Maestro y Sanador, en uno de nuestros podcasts explicamos estas 4 manifestaciones (1) y agregamos dos adicionales, que hemos encontrado en la forma en que los directores de algunas de las empresas de nuestros clientes las viven, el Líder Ausente y el Líder Diseñador (1).
En este artículo me enfocaré en la manifestación de un líder como diseñador, ¿diseñador de qué?: ¡de Sistemas de Gestión Empresariales u Organizacionales!
Recientemente en una empresa les formulamos varias preguntas al equipo gerencial y directivo, una ellas era: Si tu empresa hablara, ¿Qué manifestación de liderazgos es la que pediría para mejorar los resultados de la empresa?.
El 65% respondió que la empresa requería de Líderes diseñadores, 14% Líderes Visionarios, 14% Líderes Guerreros y 7% líderes sanadores, es evidente que “la voz” de la empresa requiere que sus directivos y gerentes, pongan manos a la obra, enfocando sus acciones en el diseño o re-diseño de los sistemas de gestión que permiten que la empresa opere día a día con eficiencia, efectividad, eficacia y con ello genere los resultados esperados (5)
Veamos una metáfora relacionada con lo que armoniosamente escuchamos, cuando una orquesta sinfónica reproduce una pieza de música, generalmente se anuncia la orquesta de tal institución y resaltan que en esta ocasión será dirigida por… algún reconocido director de orquesta, y digamos que reproducirán música de Mozart. Para que la música pueda ser reproducida y llegue hasta nuestros oídos, se requiere de los músicos que componen la orquesta, cada músico con su instrumento acorde a sus habilidades y gustos, por supuesto en buenas condiciones, de un teatro o espacio para colocar sillas y atriles para los músicos y el atril para el director de la orquesta, al director o directora de la orquesta y ¿qué más?… ¡Las partituras!, si esas partituras que Mozart cuidadosamente DISEÑÓ hace ¡más de 200 años!
¿Eres tu director de empresa?, ¿eres tu director o gerente de algún área funcional dentro de una empresa u organización?, -siguiendo con la metáfora de la orquesta sinfónica- entonces significa que tu eres el equivalente al director de orquesta y lo equivalente a los músicos, pues sin duda alguna serán tus colaboradores. Cobrando una gran importancia el diseño del sistema, para propiciar que tu empresa atraiga, desarrolle y retenga colaboradores valiosos. Ya que podemos imaginar en una Orquesta Sinfónica, con alta rotación de músicos, difícilmente estaría en la posibilidad de tener ejecuciones magistrales, en este caso de las composiciones de Mozart
Muy bien, ya estás tu como director o directora o gerente y tus colaboradores también los identificas con toda precisión y claridad, pues son TU EQUIPO, junto con ellos, día a día laboran profesionalmente para generar los resultados que se han definido para tu empresa o departamento, además tus colaboradores cuentan con las instalaciones, equipos y herramientas requeridas para llevar a cabo su trabajo diario. ¿Y la Cheyene Apá?
¿Qué te falta para que tu equipo de colaboradores sepa: Qué hacer, Cuándo Hacerlo, a Quién entregar reportes o piezas, Dónde llevar a cabo su trabajo, Cómo medir el resultado, Cuáles son las metas?, ¡Exacto te falta “algo” equivalente a las partituras!
Y lo equivalente a las partituras que una Orquesta Sinfónica requiere para ejecutar sus obras, en una empresa es el Sistema de Gestión, ¿Y si tu eres el director de tu departamento o empresa, quién deberá ser Mozart?
Muy buena pregunta, solo que en una empresa, difícilmente existirá UN SOLO “Mozart”, o un solo diseñador, sino que en realidad debe ser un trabajo colaborativo de varios DISEÑADORES Y DISEÑADORAS, ya que los diferentes departamentos, no son islas que operen de manera independiente, sino todo lo contrario son altamente ¡INTERDEPENDIENTES!, ya que entre estas áreas existen relaciones del tipo cliente – proveedor internos, y que deben respetar lineamientos, políticas y procedimientos que se originan desde la dirección general y a los que los directores y gerentes de los departamentos, deben apegarse y con base a ellos diseñar sus elementos correspondientes a la gestión de los procesos en los que participan..
Para lograr lo anterior, el Director general puede recibir el apoyo de un Líder o gerente del Sistema de Gestión o mejor aun de ¡UN INTEGRADOR DE SISTEMAS!, cuyas principales responsabilidades es el proporcionar la metodología para documentar las políticas, sistemas y procesos y si se requiere, también brindar la capacitación a los directores y gerentes y en ocasiones a otros colaboradores, quienes a su vez proporcionarán información en los formatos correspondientes, siendo también, una de las responsabilidades de este Líder, diseñar y administrar un sistema confiable de control de documentos (seguramente automatizado y en la nube) y también el validar que la información recibida esté correctamente documentada y asegurar la integridad del sistema.
¿Integridad del Sistema?, quien acuñó este concepto fue el Dr. Philip Crosby en su libro: Calidad sin Lágrimas, ya que en ocasiones, si cada director y gerente no toma en cuenta las interacciones con sus proveedores y clientes internos o externos, el sistema puede perder su integridad, es decir, quedarían sub-sistemas aislados o fragmentados, lo que generaría desde conflictos entre departamentos, ineficiencias y baja productividad, afectando negativamente tanto a los clientes y usuarios de la empresa, como el no cumplimiento de las metas en los indicadores claves de desempeño (KPIs)
Que dicho sea de paso, cuando los sub-sistemas (departamentos) que componen una empresa (sistema) están desalinéanos, desconectados, desintegrados, fragmentados o reciben de manera no confiable y sin la calidad y oportunidad requerida información o materiales de sus proveedores internos, y ese departamento a su vez queda mal con sus clientes internos, pues es fácil imaginar que estaremos creando y alimentado varios problemas crónicos y/o los conocidos círculos viciosos.
Regresemos al concepto de Integridad de Sistemas, si el líder del sistema de gestión detecta que la información que le proporcionaron directores y gerentes de cada uno de sus departamentos, es inconsistente, de baja calidad o no asegura la integridad de todo el sistema de gestión, deberá negociar con ellos para ayudarlos a ver la parte del sistema que no ven, y que se puede ver afectada si no se documentan correctamente, políticas, procesos, procedimientos, hojas de instrucción, etc.
Y algo que no he explicado es el concepto de DISEÑO, ¿qué significa e implica DISEÑAR algo?. Primero debe existir una idea a plasmar, que puede responder a la posible disolución de un problema o a la búsqueda de un mejor funcionamiento de un sistema organizacional, o a una propuesta innovadora inexistente. Segundo, teniendo claro QUÉ queremos lograr, viene la etapa de conceptualizar el sistema o solución a diseñar,mapeando sus partes y las interacciones entre sus partes. En ocasiones es factible incluso, usar simuladores computacionales, para validar -antes de la aprobación e instalación del nuevo sistema- si es funcional y responde al propósito para que cual fue diseñado.
Si bien un director o gerente, puede delegar parte de este trabajo de diseño, lo preferible es que él o ella lideren personalmente el proceso de diseño o rediseño de sistemas y procesos, y lo realicen de manera colaborativa, manteniendo siempre presente, diferentes alternativas para automatizar la totalidad o al menos parte de las actividades que requieren los procesos bajo diseño. Y aun en el caso de que delegue completamente estas actividades, él o ella seguirán siendo totalmente responsables de las mismas.
¿En que momento debo invertir tiempo y talento mío y de mis colaboradores para activarme como un Diseñador de Sistemas de Gestión?: Respuesta: ¡Siempre!, ya que es una labor continua, que debe realizarse sí o sí, debido a una razón muy sencilla: Los Cambios… ¿Cuáles cambios?, cambios en los sistemas de gestión de otros departamentos, cambios en las necesidades de los clientes, cambios en el entorno de competencia, cambios en regulaciones gubernamentales, cambios macro económicos, cambios en tecnologías disponibles, cambios en nuestros competidores, etc.
Ya de manera más específica, si tú como director o gerente, no estás obteniendo los resultados esperados, o la empresa en la que laboras se está quedando corta en el cumplimiento de sus metas, sin lugar a dudas es una señal clara, para cuestionar, si el diseño de nuestros sistemas y procesos e incluso de nuestro Modelo de Negocio, siguen respondiendo a los cambios continuos del entorno VICA (3)
Casos para diseño o re-diseño de sistemas de gestión CON LA PERSPECTIVA DE INTEGRIDAD DE SISTEMAS:
A. No obtengo los resultados esperados: Primero me aseguro que mis colaboradores y otros actores en la empresa estén respetando y cumpliendo lo que el sistema de gestión nos indica, puede ser que el no lograr las metas esperadas se deba solamente a que no estamos cumpliendo lo que ya está documentado correctamente en el sistema de gestión. En este caso además de comunicar a todos los involucrados, el que debemos apegarnos a los sistemas y procesos documentados, deberemos validar si se requiere capacitación para asegurar su cumplimiento
B. Lo que estamos ejecutando acorde al sistema de gestión, no nos ayuda a lograr los resultados esperados, es decir, lo que está documentado no es útil, ni vigente, entonces tu como líder, debes generar propuesta de mejora, re-diseñando los sistemas y procesos actuales y documentarlos y además obteniendo la aprobación de los líderes correspondientes, siempre con apego a los lineamientos, procedimientos y formatos establecidos en el mismo Sistema de Gestión de la empresa
C. Resulta que descubres que ¡No existe documentación alguna del proceso que no esta dando buenos resultados, pues también es el mejor momento, para que te enfoques en DISEÑAR lo que no está documentado en el Sistema de Gestión, e igualmente obtener la aprobación de los líderes correspondientes.
Recordando que este tema de las aprobaciones y posibles iteraciones en los sistemas y procesos que estás documentando junto con tu equipo, son un ingrediente indispensable, precisamente para asegurar la integridad de todos los sub-sistemas que componen al Sistema de Gestión.
Nota: Vean los cambios en las empresas con la llegada masiva de soluciones de Inteligencia Artificial (6)
Referencias y lecturas complementarias
1. Las 4 manifestaciones de un líder: https://novarum.mx/podcast/episodio-4-manifestaciones-de-un-lider,
2. Liderazgo y Sistemas de Gestión: https://novarum.mx/nmx-consultoria/liderazgo-y-sistemas-de-gestion
3. El ANAC para un mundo VICA: https://novarum.mx/traducciones/el-anac-para-un-mundo-vica-o-vuca-en-ingles
4. Fuente de la imagen inicial: https://www.drjohnlatham.com/management-system-design/ Management System Design for Sustainable Excellence: Framework, Practices and Considerations
5. Indicadores para medir el desempeño de un sistema: https://novarum.mx/nmx-consultoria/criterios-para-medir-el-desempeno-de-un-sistema
6. El nuevo cambio en la cultura organizacional: Propósito vs Cumplimiento: https://www.youtube.com/watch?v=8LB_GKZhhf4&t=192s
