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Mundo VICA y la Ley de Variedad Requerida

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La Ley de la variedad requerida, también es conocida como la ley de Ashby, y lo que nos dice esta ley, es que la variedad se absorbe con variedad. Vamos a poner algunos ejemplos para tratar de encontrar algunas aplicaciones prácticas y principalmente en estos tiempos en donde el confinamiento, la pandemia, el covid-19 nos tiene cambiando hábitos y cambiando rutinas precisamente para protegernos y proteger a quienes nos rodean.

 

Veamos. La variedad requerida tiene que ver con el número de opciones que un sistema puede absorber, el número de estímulos o alternativas. Por ejemplo, si en tu empresa tienes una cierta capacidad de producción, una cierta capacidad para producir colores, texturas, espesores y de repente te llegan pedidos que exceden esa capacidad es una aplicación para esta ley de la variedad requerida ya que estaríamos diciendo que tu empresa fue sobrepasada en su capacidad para responder a una demanda de productos que tu no manejas o tu línea de producción no puede atender, o simplemente no tienes la capacidad de producción para entregarlos en las fechas que te los están solicitando.

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Personas que crecen y se desarrollan

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La dinámica de nuestro mundo VICA* demanda y muestra claras tendencias de contar con:

  • Empresas con mayor velocidad de respuesta.
  • Empresas ágiles, dejando atrás el paradigma de las empresas esbeltas
  • Empresas que se adaptan rápidamente a las nuevas condiciones de su entorno.
  • Empresas que sean capaces de desarrollar productos en tiempos cada vez más cortos.
  • Empresas que identifiquen y capitalizen oportunidades para trabajar en alianzas estratégicas.
  •  Empresas con sistemas flexibles de manufactura que satisfacen las demandas de sus cada vez más exigentes consumidores.
  • Empresas proactivas que se anticipan a los movimientos de sus competidores.
  • Empresas cada día más comprometidas con el respeto al medio ambiente.
  • Empresas, empresas, empresas…
  • ¿Pero realmente son las empresas capaces de hacer todo lo antes mencionado?

* VICA = Volátil, Incierto,Complejo y Ambiguo

La respuesta es ¡No!, ¿Por qué?

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Pensamiento Sistémico para Directores y Gerentes

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Este artículo es un “ping-pong” imaginario con un autor que conocí hace años (por uno de sus libros): Stephen G. Haines. El resultado es este artículo en el que “invito” a Haines a compartirnos algunas de sus ideas y las comento desde mi punto de vista, siempre dejando abierta la puerta a que ustedes enriquezcan estos comentarios o proyecciones personales.

“If we generally use analytic thinking, we now need real systems thinking to resolve our issues”

“Si generalmente nosostros usamos pensamiento analítico, ahora necesitamos un pensamiento sistémico real para resolver nuestros problemas»

Stephen G. Haines.

Introducción: Hace años entre a Amazon con un solo propósito: identificar y comprar libros sobre pensamiento sistémico para así poder documentarme mejor y seguir descubriendo nuevas ideas de tan apasionante tema.

Entre los libros que recibí, empecé a leer es el de Stephen G. Haines (1998) llamado Systems Thinking and Learning, que resulto ser una guía de bolsillo muy práctica, clara y llena de ejemplos sencillos de comprender.

Nota: Por razones de practicidad, en esta ocasión decidí no incluir las citas completas (exceptuando la de Haines) cuando menciono a diversos autores.

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¿Qué hacer? vs. ¿Qué lograr?

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Cuando nos enfocamos en las organizaciones en los quehaceres, es muy probable que encontremos un gran número de actividades que debemos realizar a lo largo y ancho de la empresa y también es muy probable que no existan suficientes recursos para llevar a cabo todo ese cúmulo de actividades.

A partir de esa realidad no es extraño que pasemos a priorizar actividades en la que nos enfocamos los siempre finitos y escasos recursos, y cuando esto sucede las acciones prioritarias pueden seleccionarse en base a criterios como:
1. ¿Cuál es el problema o problemas más urgentes?
2. ¿Qué asuntos reciben una mayor atención de parte del equipo gerencial?
3. ¿Qué temas son de mayor interés para el director o dueño?
4. ¿Sobre que temas conocemos más? Y por gusto e inercia por ahí nos vamos
5. ¿Quién es el gerente más gritón y exigente?

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Tu empresa, el Coronavirus… ¡y los conejos lampareados!

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Es casi imposible el tratar de aislarnos del coronavirus y al mismo tiempo dejar de ver noticias o temas relacionados con ésta pandemia.

Su origen es aún controvertido, la realidad es que aquí está, y finalmente llegó a México, en donde lo lógico sería que pudiéramos capitalizar las lecciones aprendidas en otros países. Y que sin importar si las indicaciones de las autoridades correspondientes, al nivel de nuestra empresa y familia, actuemos con base a la información que tenemos a la mano.

Hace años, -quizá unos 15 años- nos visitó en León Guanajuato la Dra. Luisa Kelly, y aprovechamos para organizar un seminario para directores de empresas. Y se me quedó grabado un concepto, que es valioso recordar, en aquel entonces nos dijo: “el entorno en el que operan las empresas es el mismo para todas las empresas, y en ambientes de crisis, algunas logran salir adelante y otras literalmente pasan por muy malos momentos o incluso desaparecen. La diferencia entre unas y otras empresas, reside en su equipo directivo y gerencial ya que sin ellos quienes toman las decisiones en favor de la sobrevivencia de la empresa”.

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Valores personales y toma de decisiones

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Todos los colaboradores en las organizaciones con o sin fines de lucro toman decisiones todos los días. Quizá es una de las pocas afirmaciones que podemos mencionar haciendo uso de la palabra TODOS.

 

Por supuesto, que dependiendo del rol que les toque vivir dentro de las organizaciones, sus decisiones serán más o menos frecuentes, más o menos relevantes para mover a la organización hacia el logro de sus metas u objetivos estratégicos.

Con frecuencia hemos leído o escuchado la frase: “Dime cómo me mides y te diré cómo me comporto”, la cuál es parcialmente cierta, como lo explicaré más adelante.

Por una parte, la forma en que medimos a nuestros colaboradores en sus diferentes roles y niveles, si influye en cierta forma en sus comportamientos

Y con frecuencia, los conflictos entre personas o departamentos no es extraño que se deriven de indicadores mal diseñados o mal alineados, que provocan dichos conflictos. Ya que cuando una de las personas se esfuerza en lograr sus metas o las de su departamento, puede suceder que otra persona o departamento haga lo mismo con sus metas y resulten que anula o afecta los resultados del otro u otros departamentos.

Lo anterior se presenta, cuando -por ejemplo- al área de producción lo miden en unidades, piezas o toneladas, y financieramente la empresa buscar una mayor utilidad y rentabilidad. En este caso, esas unidades o piezas o toneladas, dependiendo del producto que se trate pueden contribuir o no de manera importante a las utilidades y rentabilidad de la empresa. Ya que puedes lograr la meta en unidades y no la meta en utilidades.

Otro caso que se puede presentar, es cuando diseñamos esquemas de compensación ya sea 100% variables o con una parte fija y otra variable, donde la parte variable depende del comportamiento de ciertos indicadores.

En este caso, no sólo se trata del resultado de una evaluación anual o semestral de los colaboradores, sino -incluso- de los ingresos semanales, quincenales o mensuales de cada colaborador, como decimos en México coloquialmente; “le pega directo en sus bolsillos”, que es equivalente que le afecta directamente para bien o para mal, en su prespuestos personal o familiar.

 

Normalmente, lo que esperamos cuando diseñamos esquemas de compensación variables, es un comportamiento de esfuerzo, pasión, superación, estudio, análisis y mejor toma de decisiones en pro de lograr una determinada meta, medida en función de los indicadores asignados a cada área o departamento de la empresa.

Sin embargo, esto no siempre sucede así, ya que es precisamente en donde entran juego los valores personales de los colaboradores que toman deciones en el día a día.

Para simplificar con un ejemplo, pensemos en dos colaboradores que operan líneas de producción muy similares, de tal manera que prácticamente tienen los mismos indicadores de desempeño en ambos casos, uno de ellos, llamémosle Felipe, al ver que los resultados de sus indicadores no son los esperados y que pueden afectar sus ingresos personales y el ingreso de sus colaboradores, su decisión es generar un ambiente de reto, trabajo en equipo y mejora continua, exhortando a su equipo de trabajo a presentar e implantar ideas de mejoras, reducción de tiempos muertos, reducción de desperdicios y en general ideas que mejoren la productividad y calidad de los productos ahí manufacturados.

Sin duda, el comportamiento de Felipe es el que la dirección general esperaba, al diseñar e implantar el sistema de compensación variable.

 

Sin embargo, Salvador, quien encabeza la otra línea de producción, y quién tiene los mismos indicadores de desempeño que Felipe, e igual ve que no está logrando los valores esperados para generar un buen ingreso para él y sus colaboradores, puede tomar un camino diferente.

Y en lugar de comportarse como la hace su colega Felipe, aplica su “ingenio” y “creatividad” en alterar los valores de los indicadores, o buscar como “engañar” a los inspectores de calidad, o incluso truquear al mismo sistema de información de la empresa, de manera que, mientras son peras o son manzanas, libra el mes o el trimestre con “buenos resultados»

¿Ven la diferencia?, ambos colaboradores están operando BAJO las misma reglas o condiciones de trabajo, sin embargo sus comportamientos,NO necesariamente son los esperados.

En el caso de Salvador, está buscando lograr los resultados a “costa de lo que sea”, mientras que Felipe, busca lograr los resultados, respetando la filosofía, lineamientos, reglamentos, políticas y sistema de gestión, que delimitan su toma de decisiones. Quizá a Felipe le tome más tiempo lograr los resultados esperados, sin embargo estaremos seguros que son REALES.

¿Cómo podemos prevenir o evitar los comportamientos del tipo a los que Salvador está llevando a cabo?, seguramente vendrán a su mente alternativas tales como mejorar la supervisión o el llevar a cabo auditorías aleatorias, para precisamente detectar desviaciones en la forma en que se están cumpliendo con las metas en los indicadores de desempeño.

Aquí cabe una importante advertencia, si una organización ha operado por mucho tiempo sin esquemas de compensacion variables, sin un buen sistema de auditorías y con bajo monitoreo sobre indicadores claves de desempeño y la forma en que son logrados.

Si simultáneamente se implementa un sistema de compensación variable, vigilando con mayor detenimiento el llenado y cumplimiento de indicadores de desempeño y además se incorporan disciplinadas y rigurosas auditorías, lo más probables que es el desempeño global de la empresa MEJORE, si la gran mayoría de los colaboradores se comportan con los VALORES que Felipe manifiesta en el ejemplo antes mencionado. Sin embargo, si la mayoría de los colaboradores expresan VALORES como los de Salvador, no debe extrañarnos que el desempeño de la empresa EMPEORE, ya que con los cambios implantados, les estaremos CERRANDO las puertas a ser “creativos” en la forma de “truquear” el sistema de gestión.


De manera que la muy conocida expresión de; “dime como me mides y te diré comome comporto”, deberíamos re-expresarla de la siguiente manera; “dime como me mides, y que beneficios obtengo de esa medición y en función de mis VALORES personales, te mostraré cómo me comporto”

En forma adicional, nos podemos preguntar: ¿Cómo fué que Salvador adquirió esos valores que generan ese tipo de comportamientos no deseados?, muy probablemente la respuesta la encontremos en las influencias que recibió en su formación inicial, desde su hogar, sus amigos, vecinos, colonia donde creció e incluso las “estrategias” que utilizó en sus estudios para aprobarlos de manera “satisfactoria».

Sin duda, una lección importante que podemos derivar sobre los diferentes caminos para tomar decisiones, es que el valor del proceso de reclutamiento y selección es de vital importancia para la empresa, para evitar -en la medida de los posible- el que sumemos a nuestros equipo de trabajo, colaboradores con anti-valores que choquen con los que buscamos vivir en nuestras organizaciones.

De igual manera, al momento de hacer cambios en la estructura o promociones de colaboradores a puestos de mayor responsabilidad, también es una oportunidad de validar sus valores personales, para asegurar que estaremos fortaleciendo los comportamientos deseados en la empresa y con ello un logro honesto y trasparente de los resultados esperados.

Como complemento a las ideas expuestas en este artículo, te invitamos a ver este video que habla sobre la ética en los negocios

Flexibilidad y Control

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De acuerdo con el modelo de Ciclos de vida de las organizaciones del Dr. Ichak Adizes, existe una etapa conocida como la de la Excelencia o Plenitud o en Inglés se le denomina Prime.

La característica principal de esta etapa, es que en realidad es una zona, cuyo principal reto consiste en permanecer en esta etapa. Esto suena hasta cierto punto simple, pero no lo es. Primero porque como se puede ver en la siguiente figura hay varias etapas previas por la que toda empresa debe pasar, con excepción de aquellas empresas que optan por seguir la ruta óptima, cuya descripción trataremos en otro articulo posteriormente.

 

 

En la imagen del ciclo de vida de las empresas en la pagina del Instituto Adizes se incluyen descripciones de cada etapa, lo que te puede resultar de utilidad para identificar las acciones a seguir para lograr llegar a la zona de empresas EXCELENTES: http://adizes.com.mx/lifecycle/

Una vez que tengas una mayor claridad sobre todas las etapas previas a la zona de las empresas EXCELENTES (Prime), ahora nos enfocaremos en comprender el reto de poder permanecer en esta zona, el cual consiste en lograr un sano equilibrio entre Flexibilidad y Control.

 

Las empresas con frecuencia cuando son fundadas, operan de manera predominante bajo la lógica de la FLEXIBILIDAD, muchas acciones y decisiones son permitidas debido al enorme entusiasmo y deseo de lograr metas de corto plazo como el lograr ventas, ventas y más ventas, bajo la idea de generar ingresos para cubrir costos y gastos. Y con frecuencia en estos arranques no existen reglas bien definidas, ni políticas y mucho menos procedimientos o sistemas de gestión, que corresponden precisamente a aquellos aspectos relacionados con el CONTROL.

La flexibilidad, tiene como ventaja el mantener la empresa ágil, vital e innovadora, aspectos indispensables para mantener una buena sintonía con el mercado y generara ventajas competitivas en relacion a los competidores. Sin embargo, por emocionante que se escuche este tema de la flexibilidad, como muchas cosas en la vida, más, más, más y más flexibilidad NO necesariamente significa MEJOR… ¿Por qué?, porque una flexibilidad excesiva puede originar que perdamos el equilibrio y esto se refleje en un mal desempeño financiero, o quiza en un aparente buen desempeño financiero que puede estar ocultando ineficiencias y desperdicios de recursos.

Por otra parte, ¿qué sucede con aquellas empresas que con el paso del tiempo van perdiendo su flexibilidad y capacidad de mejora e innovación y se concentran en implantar controles, controles y más controles?

Para responder esta pregunta requerimos enfocar nuestra atención en la imagen del ciclista de montaña que incluyo a continuación.

 

El ciclismo de montaña es un excelente ejemplo de la importancia de lograr un equilibrio dinámico entre Flexibilidad y Control. Ya que si exageras el control, y pretendes ir a una velocidad constante y sin perder la vertical mientras pedaleas ritmicamente en una empinada y abrupta bajada, lo más probable es que termines en el suelo y con grandes raspones, y por otra parte, si pretendes descender esa empinada bajada sin frenos y fanfarroneando que puedes hacerlo sin tomar el manubrio con las manos (exceso de flexibilidad) de igual forma, acabaras en el suelo con tus raspones correpondientes, por lo que este deporte para ser exitoso, el reto consiste en aplicar el control, cuando es necesario y al mismo tiempo ser lo suficientemente flexibles para que hagas ajustes sobre la marcha balanceando tu cuerpo en la dirección opuesta a donde la inercia o fuerza de gravedad sientas que te esta llevando fuera del equilibrio dinámino requerido en todo momento.

Te invito a ver este video para que puedas ir descubriendo los retos de este deporte, que como ya he mencionado es muy similar a lograr que tu empresa tenga cierta flexibilidad acotada y niveles de control mínimos razonables.

La recomendación final es que en ambos temas: el de flexibilidad y el de control, deben ser temas de diálogo continuo entre él o la o los dueños de la empresa y el equipo directivo o gerencial, y los acuerdos a los que lleguen, queden debidamente documentados, ¡por supuesto! Sin llegar a ser una rígida camisa de fuerza, que llegue a asfixiar o inhibir a la mejora y la innovación en tu empresa.

 

Video complementario:

Información adicional y referencias:

1. Sobre la Metodología Adizes: http://adizes.com.mx/prime/

Los Modelos Mentales, su origen, evolución e importancia

Novarum Consultoría | Spiral Dynamics Integral | Transformación de Sociedades

Las personas, desde que nacemos estamos inmersos en ciertas condiciones de vida, primero en nuestro entorno cercano, dentro del hogar donde nos correspondió nacer, en dónde se viven ciertas rutinas diarias, formas de comportamiento, de diálogo, incluyendo aspectos materiales, como pudo haber sido el tipo de casa, muebles, auto o sin auto, múltiples cambios de casa, diferentes vecinos y barrios, cada uno con su sello cultural.

La interacción con abuelos, tíos, primos, hermanos … o sin hermanos, amigos, escuela, maestros, la seño de la tiendita, o la gran avenida cercana y ruidosa. El tipo de música que se escuchaba en familia, la formación religiosa o la ausencia de ella, las pandillas antagónicas y las amenazas del grandulón o la colonia pacífica con jardín cercano y bien cuidado.

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